HOJE NO

"DIÁRIO ECONÓMICO"

Empresas

Oito práticas para combater a corrupção

Todos dizem que ela é um ‘cancro’ no funcionamento da economia e todos a querem deixar KO! Ela é a corrupção.

Num momento de crise económica e financeira, em que a retoma da economia e das exportações é crucial, uma equipa de advogados da PLMJ, no seguimento da aprovação no Reino Unido de uma lei penal mais apertada para as pessoas colectivas, elaborou um manual de boas práticas anti-corrupção para ajudar as empresas, sobretudo com negócios transfronteiriços, a prevenirem-se da corrupção e evitarem sanções penais.

1 - Dar ordens claras e expressas de conduta

É o primeiro grande ‘round' no combate à corrupção. Uma empresa ou pessoa colectiva só vê afastada a responsabilidade criminal se conseguir provar que o funcionário que praticou o acto de corrupção fê-lo contra instruções expressas da entidade patronal. Portanto, prevenção é a palavra-chave. O Conselho de Administração das empresas deve, por isso, promover, antes de mais, a criação de um manual com as normas de conduta anti-corrupção que vincule todos os colaboradores, sucursais, filiais e delegações no estrangeiro. Deixar claro que a política interna da empresa passa pela tolerância zero à corrupção é fundamental. Para melhor provar que adoptou todos os procedimentos para evitar a ocorrência de actos ilícitos na realização de negócios organize formações sobre as boas práticas que os colaboradores devem manter nas suas relações profissionais e comerciais. A contratações de novos colaboradores deve estar dependente da assinatura deste documento.

2 - Avaliar os riscos e estudar bem os mercados

Na hora de preparar um negócio com outra entidade-nacional ou estrangeira, privada ou pública-, é fundamental, mesmo através da Internet, que as empresas analisem os índices históricos de corrupção no país no qual pretendem exercer a actividade comercial. Devem também consultar um posto diplomático ou associações empresariais locais para obter mais informação. De seguida, as empresas devem fazer uma ‘due diligence' ao historial e currículo das pessoas que representam a outra empresa ou que actuam em nome dela. Estas diligências devem ser registadas e documentadas e o órgão de administração deve elaborar um relatório com as conclusões da ‘due diligence', onde constará também o compromisso da empresa em adoptar uma política interna anti-corrupção. Segue-se a elaboração de um manual de boas práticas.

3 - Promover uma contabilidade exaustiva

O gabinete de contabilidade de uma empresa tem no combate à corrupção um papel importante. O manual de boas práticas lançado pelos advogados da PLMJ é claro em defender que "registos falsos, enganosos, incompletos, imprecisos ou irreais" são "estritamente proibidos". As boas práticas contabilísticas têm que ser uma regra, sem direito a excepções. Nos livros e registos deve estar uma descrição actual e exaustiva de todos os pagamentos efectuados pela empresa ou por conta dela. A empresa incorre em responsabilidade criminal se se provar que um suborno foi camuflado por uma imprecisa contabilização da vantagem atribuída.

4 - Monitorizar os ricos de corrupção

As empresas devem criar um departamento interno, que funciona em estreita cooperação com a administração, que se dedique à elaboração de directrizes e metodologias para a identificação e monitorização da prática da corrupção. Todas as transacções devem ser ‘vigiadas', deve ser criado um meio de comunicação confidencial para que os colaboradores comerciais externos possam denunciar operações suspeitas e deve ser aberta uma pasta própria para as facturas de encargos com gratificações, hospitalidade, pagamentos de facilitação e patrocínios. Anualmente, este departamento deve elaborar um relatório com os índices de cumprimento da política interna de anti-corrupção por sector de mercado, país e unidade de negócio.

5 - Atenção ao pagamentos de facilitações

Conhecido em Portugal por suborno, o pagamento de facilitações pode não levar a empresa a responder criminalmente se o pagamento tiver por base taxas ou tarifas legalmente previstas. Mas há cuidados a ter, sobretudo se a empresa portuguesa tem actividade comercial no estrangeiro: deve comunicar por escrito aos parceiros que a política interna da empresa é a de não realizar pagamentos para a prática de actos ilícitos. Deve, ainda, incorporar no plano de projecto prazos realistas para a importação ou exportação, transporte ou entrega de mercadoria, para desincentivar os pagamentos para facilitar a fiscalização alfandegária. Se for exigido pagamento por um funcionário, a empresa deve por sua vez exigir que seja emitido um recibo, com a identificação detalhada do oficial que pede tal pagamento. Quando pagar "taxas de inspecção alfandegária", evite fazê-lo em dinheiro.

6 - Gratificações sempre dentro dos limites

Nem a lei portuguesa, nem o ‘Bribery Act 2010' proíbem a hospitalidade ou a atribuição de gratificações, desde que estas sejam de valor razoável e não distorçam a concorrência. As gratificações e os actos de hospitalidade não poderão significar a forma de pressão ou influência sobre decisões, devendo ser mantidas dentro dos limites razoáveis do comum e socialmente aceite no sector no qual a empresa actua. De entre estes estão: oferta ocasional de refeições no âmbito dos negócios da empresa e de bilhetes para eventos artísticos ou desportivos, encargos pontuais com despesas de viagem de parceiros comerciais, presentes de valor reduzido, tais como ‘merchandising'. Para se certificar que a gratificação é razoável, a empresa deve avaliá-la à luz destas questões: Qual a intenção da gratificação?; É uma prática comum naquele sector de actividade?; Pode pôr em causa o livre arbítrio da pessoa que a recebe? Se deste questionário resultar risco de corrupção ou suborno, a empresa não deve conceder a gratificação.

7 - ‘Joint venture' vistas à lupa

Quando uma empresa actua no mercado através de um consórcio ou de outros modelos de ‘joint venture' os riscos de poderem dar-se actos de corrupção são elevados, uma vez que aumentam as probabilidades de existirem dissidências no que respeita às práticas e políticas internas. A equipa de advogados da PLMJ aconselha antes de mais que exista paridade de representação no conselho de administração do consórcio. Os sócios devem deixar claro e por escrito qual é o regime para gratificações e hospitalidade e deve ser exigida a unanimidade para a realização de despesas de determinada natureza. Quanto à contratação de colaboradores e entidades terceiras, deve ser exigível o consenso. Devem ser estipuladas normas de conduta com os funcionários públicos e deve ser criado um comité de auditoria com pelo menos um representante de cada empresa com poderes de fiscalização das contas e despesas.

8 - Política transparente de patrocínios

Regra número um para evitar a corrupção: os contratos de patrocínio não podem ser usados como meio de exercer influência ou pressão sobre uma qualquer decisão comercial da entidade beneficiada, nem servir como associação empresarial camuflada. Para se eximirem da responsabilização criminal e assegurarem que os patrocínios por si contratualizados não são idóneos a causar uma distorção da concorrência, as empresas devem elaborar um documento escrito com a política interna da empresa sobre esta questão. Que deve determinar as áreas de alcance social, desportivo ou cultural que a empresa se compromete a patrocinar. Deve evitar-se patrocinar entidades com quem a empresa tem relações comerciais e deve privilegiar-se entidades que visem um público-alvo relevante economicamente ou que prossigam actividades que se adequem à política da empresa.

* Esta notícia é um autêntico compêndio de inteligência, bem haja à autora, Inês David Bastos.

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